papo+lean #001 - As 4 barreiras para o sucesso gerencial nas fazendas produtoras de leite
Tenho escrito regularmente a respeito da implantação do Sistema MDA de gestão de fazendas produtoras de leite e de suas ferramentas. Na edição de março de 2016 escrevi sobre as 5 RAZÕES DA FALTA DE SUCESSO NA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO EM FAZENDAS DE LEITE. Na oportunidade, mencionei que cinco são as razões básicas para que isto ocorra: SER UM LÍDER AUSENTE, QUERER ORGANIZAR OS PROCESSOS E DESMOTIVAR AS PESSOAS, COMEÇAR BEM E DEPOIS DESANIMAR, PADRONIZAR INADEQUADAMENTE OS PROCESSOS, NÃO ACOMPANHAR OS PROCESSOS.
Neste artigo vou escrever sobre as 4 “barreiras” que o produtor enfrenta na implantação de gestão na fazenda.
1) A primeira é a dificuldade de mudar de HÁBITO. Para obter sucesso no gerenciamento é preciso que o produtor considere os empregados como parte fundamental do negócio. Os funcionários não entram com capital, mas entram com o trabalho e estão dando o tempo de vida deles ao negócio. Nada mais justo, portanto, que eles sejam tratados como sócios no empreendimento. Isto envolve engajá-los no dia a dia da operação, permitindo que criem, deem opinião e sejam atualizados do que está ocorrendo.
Além disso, os funcionários precisam saber claramente o que se espera deles, o propósito do negócio e precisam ter as condições para executar as tarefas. Para tanto, o produtor precisa estar junto do funcionário, perambular diariamente, fazer as reuniões semanais e mensais, acompanhar os indicadores, solucionar os problemas. Isto tudo envolve uma mudança de hábito e mudança de hábito é coisa muito difícil de se fazer.
Quer ver um exemplo de falta de hábito? Escreva cinco vezes o seu nome por completo e registre o tempo que você demorou. Em seguida, assine novamente por cinco vezes seu nome, mas agora com a mão esquerda e grave novamente o tempo. Você verá que, com a mão esquerda, demora o dobro do tempo. Por quê? Falta de hábito. Se você praticar diariamente acabará por dominar a técnica e o tempo será o mesmo para ambas as mãos. Mas até lá, exigirá um esforço e uma dedicação bastante grande de sua parte. Mesmo que você tenha uma razão muito forte, como a perda da mão direita por exemplo e, portanto, uma enorme necessidade para utilizar a mão esquerda, ainda assim você precisará de muito esforço.
No caso da implantação da gestão é mesma coisa. Se você não está habituado a perambular diariamente, achará a tarefa difícil e, depois de pouco tempo, acabará abandonando-a. No entanto, esta é uma tarefa imprescindível. Duas coisas podem ser feitas: uma é delegar a tarefa para outra pessoa – o que é possível somente se a fazenda for suficientemente grande e tiver muitos funcionários ou, a outra, criar um novo hábito. No segundo caso, a forma de adquiri-lo é fazendo aos poucos.
Comece definindo a primeira hora do dia para perambular. Não vá até o escritório, não responda e-mails, não leve o telefone e ande inicialmente somente por um setor (ordenha, por exemplo) sem parar ou perguntar coisas. Aos poucos, intensifique a perambulação procurando ver como as pessoas estão fazendo o trabalho e o moral das mesmas. Finalmente, após alguns meses de perambulação diária, você verá os frutos do trabalho através do engajamento dos funcionários, aumento de produção e menos crises.
2) A segunda barreira é a do TEMPO. Esta, juntamente com a mudança de hábito, são as barreiras mais importantes, pois dependem fundamentalmente da mudança comportamental do produtor. Temos visto que os produtores que trabalham muito, já estão com suas agendas lotadas e não veem como abrir espaço para mais trabalho.
Uma forma de organizar o tempo é começar respondendo as quatro perguntas abaixo propostas por Peter Drucker:
1. O que eu estou fazendo que não precisa ser feito?
2. O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa?
3. O que eu estou fazendo que só eu posso fazer?
4. O que eu deveria estar fazendo que não estou fazendo?
Em seguida, alinhamos o que é IMPORTANTE e o que é URGENTE para o negócio e a vida do produtor. Importante são coisas que afetam o resultado do negócio, enquanto que urgente é tudo aquilo que precisa ser feito agora. Ligado a isto, pedimos que o produtor anote, durante uma semana, a cada duas horas, o que ele fez e colocamos os dados em uma planilha que cria a seguinte tabela.
Tabela 1. Valores médios (%) de uso do tempo em função da atividade de produtores e consultores que participaram do Treinamento MDA em 2015.
Os resultados mostrados na tabela 1 são fruto de uma pesquisa com produtores e consultores, alunos do Treinamento MDA. Observa-se que o tempo dos entrevistados é distribuído uniformemente entre as atividades, mostrando que não há qualquer tipo de planejamento ou organização do tempo. Para que fossem mais eficazes, deveriam se dedicar mais de 50% do tempo às atividades importantes e não urgentes, as quais chamamos atividades de Planejamento.
No quadro abaixo podemos visualizar o tipo de atividade desenvolvida pelas pessoas que trabalham com a pecuária de leite distriuídas pelos quatro quadrantes possíveis.
Para que se possa aumentar o tempo disponível para as atividades de planejamento é preciso reduzir as urgências e as coisas não importantes. Para reduzir as urgências você deve:
- PLANEJAR: o que você planeja hoje evita a urgência de amanhã
- Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e TOME MEDIDAS PRÁTICAS para evitar que ela apareça de novo
- Se possível, tente DELEGAR A URGÊNCIA para alguém que possa te ajudar
- AJA IMEDIATAMENTE sobre a urgência, não deixe que ela se transforme numa crise
E, para reduzir as coisas não importantes você deve:
- Saber qual é a sua MISSÃO PESSOAL E PROFISSIONAL
- Ter METAS ESPECÍFICAS para seus projetos
- REVER pelo menos anualmente sua visão e missão
- AVALIAR mensalmente o atingimento de SUAS METAS
- APRENDER A DIZER “NÃO”
3) A terceira barreira é a do DINHEIRO. Indiscutivelmente haverá necessidade de se investir para implantar a gestão e organizasar o negócio. Você precisará implantar o 5S, ter murais, implantar um software para coletar dados e, eventualmente, contratar uma pessoa para ajudá-lo na implantação. Isto tudo, no entanto, representa um volume de dinheiro muito pequeno e, pela nossa experiência, para a maioria dos produtores não é uma barreira, além do fato de que os benefícios financeiros alcançados compensam o investimento.
4) A quarta barreira é a do CONHECIMENTO. O produtor precisa estar ciente do que é gestão e como gerenciar seu negócio, seus benefícios e dificuldades. Pensando nisso que a Clínica do Leite criou o Treinamento MDA, dado aqui em Piracicaba-SP. Durante o treinamento, os alunos têm o apoio de tutores, além dos materiais de apoio para implantação da gestão na propriedade. Isto tudo faz com que o conhecimento não seja, também, uma barreira relevante.
Estas são as 4 barreiras enfrentadas na implantação do Sistema MDA. Sendo a barreira do TEMPO uma das mais importantes, uma leitura que ajudaria muito a organizar melhor o seu tempo é a do livro “A Arte de Fazer Acontecer” de David Allen. Estude-o e aplique-o. Você verá que sobrará muito tempo no seu dia para o lazer e para a família.