papo+lean #071 - É possível reduzir o estresse nos negócios?
Paulo Fernando Machado
Professor Titular ESALQ/USP
Coordenador do Instituto Agro+Lean
Você já sentiu que seu dia tem poucas horas e que nunca tem tempo suficiente para resolver todos os imprevistos e problemas que acontecem na fazenda?
Perguntamos para os novos alunos do Programa de Formação Agro + Lean / MDA se é comum aparecerem problemas inesperados no dia a dia e se geralmente precisam parar o que estão fazendo para resolvê-los. A resposta dada por mais de 500 pessoas é impressionante:
Cerca de 90% dos respondentes disseram que isto é exatamente o que acontece nas fazendas. Dá para imaginar o estresse? Todo dia uma novidade e, como se deve esperar, não muito boa. Não há tempo para olhar as oportunidades, planejar o futuro e melhorar os processos – é só apagar incêndio!!
O que fazer?
Tratamos deste assunto no 4º. Módulo do Programa de Formação e o chamamos de “Gestão de Risco”. Em uma primeira fase, a gestão de risco se resume a identificar ameaças que podem atrapalhar o atingimento da Visão / Objetivo do negócio. Para tanto, é preciso saber antecipadamente qual a visão que se tem para a empresa. (o que é feito no canvas de entendimento do negócio logo no 1º. Módulo). De posse desta narrativa, o dono deve chamar todos os consultores envolvidos (todos mesmo!) e o gerente, para uma reunião. Então, o dono posiciona a eles para onde a empresa gostaria de ir e faz a seguinte pergunta: existe algo que nos impede de chegar lá?
Em seguida, para facilitar o trabalho, ele divide as possibilidades de riscos em categorias, separando-as por “temas” e “sistemas”. Como exemplo, para a pecuária de leite, poderíamos ter:
E, para cada tema / sistema seriam feitas perguntas do tipo: há risco de ... neste tema? Como exemplo, para o tema “financeiro” teríamos as seguintes perguntas: há risco de falta de caixa? Há risco de falta de recursos para investimento? Para o tema “sanidade”: há risco de entrada de bactérias contagiosas no rebanho? Para o tema “mercado”: há risco de contaminação do leite com antibióticos? E por aí vai.
Para responder às perguntas, os participantes utilizam dados e informações e escrevem os riscos em post its afixando-os no painel abaixo de acordo com a probabilidade de ocorrência e impacto. Por exemplo, se houve mais de 1 caso de antibiótico no leite do tanque no último ano e, como esta ocorrência é de impacto muito alto, colocaríamos o lembrete no primeiro quadro à direita (em vermelho).
Os riscos que se encontram no quadrante vermelho são os mais críticos, pois a chance de ocorrência e o impacto negativo são altos. Os que estão em amarelo são algo que o gerente precisa se atentar e o quadrante verde, são riscos que podem ser trabalhados posteriormente, pois a probabilidade de acontecerem e o impacto são baixos.
Após a colocação de todos os riscos atuais na matriz, eles devem ser priorizados e transformados em projetos para serem mitigados. Normalmente o gerente assume o acompanhamento do projeto e reporta sua evolução em reuniões periódicas. Os demais riscos continuam a ser monitorados e, assim que possível, o gerente deve transformá-los em novos projetos. Desta forma vai-se eliminado ou mitigando os riscos, fazendo com que haja menos sobressaltos no dia a dia e, com isso, o produtor passa a ter menos estresse e mais sucesso.